Wie Künstliche Intelligenz den Vergabeprozess verändert

Die öffentliche Beschaffung ist einer der größten Märkte Europas. In Österreich liegt das jährliche Volumen bei rund 60 Milliarden Euro oder 14 Prozent des BIP. 

Die Digitalisierung hat den Beschaffungsprozess bereits massiv verändert. KI im Vergabeverfahren wird die öffentliche Beschaffung nun revolutionieren – allerdings nicht, indem sie die menschliche Entscheidung ersetzt. Ihr Wert liegt vielmehr darin, Prozesse zu unterstützen, Risiken zu reduzieren und strategische Ziele wie Nachhaltigkeit, Innovation und Korruptionsbekämpfung zu stärken. GK_26_09_1

Alan Shark, der ehemalige Leiter des US-amerikanischen Public Technology Institute, hat in einem Blog jene Bereiche identifiziert, in denen Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Beschaffung eingesetzt wird. Diese Ziele lassen sich anhand der Entwicklungen in Österreich, der EU und international verdeutlichen: 

1. Intelligente Bieterplattformen für vereinfachte Beteiligung GK_26_09_2

KI-gestützte Plattformen können die Marktzugänge für Unternehmen vereinfachen und so die Beteiligung am Verfahren erhöhen. Schon heute verwenden viele Betriebe Workflow-Automatisierungen, um Angebotsunterlagen schneller und konsistenter zu erstellen. Etwa das Workflow-Template „Automate your RFP Process with OpenAI Assistents“ der Plattform n8n: Formulare werden automatisiert ausgefüllt, Fragen aus Ausschreibungsunterlagen extrahiert und mithilfe eines digitalen Assistenten beantwortet.
 

2. Vorausschauende Bedarfsplanung GK_26_09_3

Mit prädiktiven Analysen lassen sich künftige Bedarfe, Preisentwicklungen und Engpässe frühzeitig erkennen. Historische Daten zu Ausgaben und Marktentwicklungen werden mit Künstlicher Intelligenz ausgewertet und für Vorhersagemodelle zur Prognose von Nachfragespitzen, zur Optimierung von Lagerbeständen und zur Planung von Beschaffungen genutzt.
 

3. Prozessautomatisierung in der Vorbereitung GK_26_09_4

Durch die Übernahme von Routinetätigkeiten (automatisches Befüllen von Formularen, Erkennen formaler Fehler, Nutzen standardisierter Textbausteine) kann KI die Erstellung und Abwicklung von Vergabeverfahren beschleunigen. Ein von KPMG entwickeltes Konzept eines KI-Vergabe-Hubs zeigt, wie Prozessautomatisierung in der Vorbereitungsphase öffentlicher Ausschreibungen realisiert werden kann: Der Hub fungiert als zentrale Plattform, die bestehende IT-Systeme mit Technologien wie generativer KI, Low-Code-Automatisierung, RPA, Webcrawlern und Data-Analytics verbindet.

4. Standardisierung und Vergleichbarkeit GK_26_09_5

Bei heterogenen Leistungsbeschreibungen und uneinheitlichen Kriterien hilft KI, indem sie Angebotsdaten harmonisiert, standardisierte Kriterien vorschlägt und Dokumente auf Konsistenz prüft. 2024 setzte das Technologieunternehmen Nortal für das Beschaffungsamt des deutschen Innenministeriums einen Proof of Concept um: Nutzer:innen von Beschaffungsstellen können einem KI-Textassistenten gezielt Fragen stellen und erhalten relevante Textpassagen für Ausschreibungsunterlagen samt Quellenangabe.
 

5. Angebotsprüfung GK_26_09_6

KI-Systeme prüfen Unterlagen auf Vollständigkeit, markieren formale Fehler und identifizieren ungewöhnlich niedrige Angebote. Im britischen National Health Service beispielsweise wird Künstliche Intelligenz eingesetzt, um Angebotsdokumente zu analysieren, Auffälligkeiten zu erkennen und die Konsistenz der Bewertungskriterien zu prüfen. KI dient hier nicht dazu, Entscheidungen zu ersetzen, sondern deren Nachvollziehbarkeit und Objektivität zu bewerten.
 

6. Erkennung von Manipulation und Betrug GK_26_09_7

Künstliche Intelligenz kann Muster in Angebots- und Rechnungsdaten erkennen, die auf einen Betrugsversuch hindeuten. Der brasilianische Bundesrechnungshof setzt mit der Plattform LabContas auf mehrere KI-gestützte Tools, um öffentliche Ausschreibungen auf Unregelmäßigkeiten zu überprüfen. Diese Systeme tragen zur Korruptionsbekämpfung bei, ebenso wie zur Stärkung von Transparenz und Fairness im Beschaffungsverfahren.
 

7. Transparenz und Nachvollziehbarkeit

KI kann Entscheidungsprozesse protokollieren, Wertungsschritte dokumentieren und Auffälligkeiten sichtbar machen. Damit wird die Überprüfbarkeit durch Gerichte, Aufsichtsbehörden und Öffentlichkeit erleichtert. Das britische Cabinet Office führte im Vorjahr Leitlinien ein, die Transparenz beim KI-Einsatz vorschreiben. Bieter:innen müssen offenlegen, ob sie KI in der Angebotserstellung genutzt haben. Vergabestellen sollen durch Kontrollmechanismen sicherstellen, dass automatisierte Prozesse nachvollziehbar und fair bleiben.

Stark gekürzter und bearbeiteter Auszug aus dem Fachbeitrag „KI-Use-Cases in der Praxis – wie Künstliche Intelligenz Vergabeprozesse verändert“ aus der Zeitschrift für Vergaberecht und Bauvertragsrecht (ZVB). Erläuterungen zu den Grenzen Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Beschaffung und zum rechtlichen Rahmen vom nationalen Vergaberecht über das europäische Datenschutzrecht bis hin zu spezifischen KI-Regelungen sowie Handlungsempfehlungen zum KI-Einsatz finden sich im vollständigen Fachbeitrag in ZVB 1/2026.