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Martin Puchinger

Digitalisierung von Kanzleien

von der ersten Überlegung zur erfolgreichen Realisation

28,60 EUR inkl. MwSt.
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ISBN: 978-3-7041-0763-3
Verlag: dbv-Verlag (Österreich)
Format: Buch
112 Seiten; 24 cm x 17 cm, 2020, 2020

Hauptbeschreibung

Die mit der COVID-19-Krise in Zusammenhang stehenden Maßnahmen der österreichischen Bundesregierung haben zu einem starken Anstieg an Home-Arbeitsplätzen geführt. Gut beraten war daher jene Organisation, die sich in diesen Zeiten bereits auf dem Weg der Digitalisierung befunden hat.
Der Leitfaden gibt einen praxisnahen Überblick, welche Digitalisierungsmöglichkeiten für einen Wirtschaftstreuhandbetrieb vorhanden und sinnvoll sind. Dabei werden nicht nur digitale Buchführung und Lohnverrechnung vorgestellt, sondern auch auf die Automatisation der eigenen Kanzleiorganisation eingegangen.

Denn Digitalisierung ist mehr als das Einscannen und Abspeichern von Unterlagen, es ist mehr als das papierlose Visualisieren auf einer Leinwand oder einem Bildschirm. Digitalisierung ist aber auch nicht als Zwang zu verstehen, jeden im Unternehmen vorhandenen Prozess umstellen zu müssen. Vielmehr bietet sich die Chance, Abläufe zu hinterfragen und sich detailliert mit der Frage der Umsetzung und der Kommunikation mit den Mitarbeitern zu beschäftigen.

Mit seinen zahlreichen Beispiele motiviert das Buch dazu, kanzleiinternen Prozesse zu analysieren, zu überdenken und zeigt, was alles auf dem Gebiet der Digitalisierung möglich oder aber auch aktuell noch nicht sinnvoll ist. Unter anderem werden folgende Bereiche abgedeckt:

- Digitales Kanzleimanagement
- Digitale Buchführung
- Umsetzung in der eigenen Kanzlei
- Elektronische Zustellung
- Automatischer Versand von Bescheiden
- Automatische Bescheidprüfung

Kurztext / Annotation

Praxisnaher Überblick mit zahlreichen Beispielen, welche Digitalisierungsmöglichkeiten vorhanden und sinnvoll sind: von der Analyse kanzleiinterner Prozesse bis zur Automatisation der eigenen Kanzleiorganisation, mit Schwerpunkt Buchhaltung und Administration sowie Kanzleimanagement.

Zielgruppe: Steuerberatungskanzleien, Buchhaltungsbüros

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Kapitel 1 Digitales Kanzleimanagement

1.1 Vorbemerkung
1.2 Abwicklung des Posteingangs
1.2.1 Wirkungsweise von FinanzOnline
1.2.2 Digitalisierung des klassischen Posteingangs
1.2.3 Digitalisierung der Faxkorrespondenz
1.2.4 Bewältigung der E-Mail-Flut
1.3 Abwicklung des Postausgangs
1.3.1 Wirkungsweise von FinanzOnline
1.3.2 Digitalisierung des klassischen Postausgangs
1.3.3 Digitalisierung der Faxkorrespondenz
1.3.4 Bewältigung der E-Mail-Flut
1.4 Informationsaustausch auf Abruf
1.5 Kanzleimanagement/Kanzleiorganisation
1.5.1 Vorbemerkung
1.5.2 Fristverwaltung
1.5.3 Weiterverarbeitung der Bescheide
1.5.4 Dokumentenverwaltung
1.5.5 Aufgabenverwaltung
1.5.6 Leistungserfassung und Honorarverrechnung
1.5.7 Mitarbeiterplanung
1.6 Informationsdatenbanken - das Wissen der Kanzlei
1.7 Ausblick und Überleitung

Kapitel 2 Digitale Buchführung

2.1 Vorbemerkung
2.2 Digitalisierungsbereiche
2.3 Ziel der Automatisation der Buchführung
2.4 Digitalisierung der Ausgangsrechnungen
2.4.1 Die einzelnen Schritte bis zum Buchungssatz
2.4.2 Wie erzielt man eine 100%ige Auslesequote?
2.5 Digitalisierung der Eingangsrechnungen
2.5.1 Die einzelnen Schritte bis zum Buchungssatz
2.5.2 Wie schafft man eine 100%ige Trefferquote
2.6 Digitalisierung der Kreditkartenabrechnungen
2.6.1 Mit Kreditkarte bezahlte Eingangsrechnungen
2.6.2 Mit Kreditkarte bezahlte Ausgangsrechnungen
2.7 Digitalisierung der Spesenabrechnungen
2.8 Digitalisierung des Kassabuches
2.8.1 Elektronische Registrierkasse
2.8.2 Digitalisierung der bar bezahlten Rechnungen
2.9 Digitalisierung der Bankkonten
2.9.1 Vorteile auch ohne digitale Buchführung
2.9.2 Offene Posten-Abstattung
2.9.3 Automatische Buchungen
2.9.4 Verbuchung von Kreditkarten- und Bankomatzahlungen der Kunden
2.10 Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
2.11 Einnahmen-Ausgaben-Rechnung - ein lösbares Problem für die Digitalisierung
2.12 Exkurs: Intelligente Saldenliste

Kapitel 3 Umsetzung in der eigenen Kanzlei

3.1 Vorbemerkung
3.2 Digitalisierungsstrategie
3.2.1 Vom WARUM zum WAS (zum ZIEL)
3.2.2 Vom ZIEL zu den vielen Ws
3.2.3 Einigkeit der Führungsebene
3.3 Operative Ziele und deren Umsetzung
3.3.1 Umsetzung auf Partnerebene?
3.3.2 Welcher Bereich wird digitalisiert?
3.4 Bedeutung der Softwareanbieter
3.5 Bedeutung der Mandanten
3.5.1 Eigene Umsetzung - Mandantenunabhängigkeit
3.5.2 Gemeinsame Umsetzung - Mandantenabhängigkeit
3.6 Bedeutung der Mitarbeiter
3.6.1 Bedeutung der Kanzleimitarbeiter
3.6.2 Reaktion der Kanzleimitarbeiter
3.6.3 Reaktion der Mitarbeiter der Mandanten
3.7 Schlussbemerkungen

Anhang
Abbildungsverzeichnis
Stichwortverzeichnis

Einführung oder Vorwort

Ich schreibe meine Notizen bei Besprechungen mit Mandanten leidenschaftlich gerne in mein leinengebundenes Buch und verwende hierzu meine Füllfeder. Rückschrittlich?

Im Besprechungszimmer hängt ein großer Bildschirm an der Wand, auf dem ich meinen Mandanten die Jahresabschlüsse erkläre oder wir gemeinsam einzelne Konten der Finanzbuchhaltung besprechen. Gleichzeitig habe ich die Möglichkeit, dem Mandanten die letzten Bescheide online abzurufen oder auch die Steuererklärungen zu zeigen. Elektronisch habe ich im selben Zimmer sofort Zugang zu den Verträgen und Dokumenten seit der Gründung der Kanzlei, weil sie eingescannt und Volltext durchsuchbar sind. Das heißt, mit Stichworten finde ich das gewünschte Dokument in Sekunden. Und E-Mails des Mandanten suche ich über ein Mailstorage-Programm, das ebenfalls Text und Anhänge nach Suchwörtern durchforstet. Seit geraumer Zeit unterstützt mich ein elektronisches White Board, das auch den Bildschirm wiedergeben und für Konferenzschaltungen genutzt werden kann. Visionär?

Ist das ein Widerspruch? Bin ich inkonsequent? Wie kann man so rückschrittlich sein und gleichzeitig so „papierlos“ und sich darüber hinaus noch anmaßen, ein Buch über Digitalisierung zu verfassen? Ist das Digitalisierung?

In zahlreichen Gesprächen mit Kollegen, Freunden und Mandanten habe ich eine Orientierungslosigkeit festgestellt, was die Digitalisierung betrifft. Diese Orientierungslosigkeit hat sich in den letzten Jahren nicht gebessert. Wollte ich auf den geeigneten Zeitpunkt warten, auf den Zug aufzuspringen, den ein anderer bereitstellt, er wäre an einem ganz anderen Gleis abgefahren. Ich habe somit meinen eigenen Zug konstruiert, vielleicht sogar meinen eigenen Gleiskörper und bin losgefahren. Ohne zu wissen, wo die Reise konkret hingehen wird; dennoch nicht (ganz) planlos!

Die Besprechungen auf Papier zusammenzufassen bedeutet nicht rückschrittlich zu sein. Genauso wenig wie es bedeutet, visionär zu agieren, indem man den Mandanten den Jahresabschluss oder den Einkommensteuerbescheid auf einen Bildschirm projiziert. Das Ganze erinnert an die unendlich langen Diaabende meiner Eltern in den 70er- und 80er-Jahren. Ein Dia mag grundsätzlich nichts anderes sein als ein auf die Wand projizierter Jahresabschluss eines Unternehmens; kaum ein Unterschied zum Foto der Großeltern vor dem Schloss Schönbrunn oder zum Hochzeitsbild. Vom Informationsgehalt ist das für mich unterschiedslos; man sieht etwas, kann es nicht angreifen und so mancher Mandant schläft, wie der Rest der Familie beim Diaabend, weiterhin gerne bei der Präsentation ein.

Digitalisierung ist mehr als das Einscannen und Abspeichern von Unterlagen, es ist mehr als das papierlose Visualisieren auf einer Leinwand oder einem Bildschirm.

Digitalisierung bedeutet die Möglichkeit zu haben, Daten, die von dritter Seite generiert oder eingegeben wurden, über eine Schnittstelle weiterverarbeiten zu können ohne diese Daten nochmals eingeben zu müssen. Digitalisierung kann aber auch bedeuten, nur in Papierform vorhandene Daten elektronisch lesbar und weiterverarbeitbar zu machen.

Digitalisierung ist aber nicht als Zwang zu verstehen, jeden im Unternehmen vorhandenen Prozess umstellen zu müssen. Ein Vorstand eines deutschen börsennotierten Unternehmens meinte im übertragenen Sinn: „Digitalisiert man einen schwachsinnigen Prozess, bleibt der Prozess weiter schwachsinnig!“. So haben mein Notizbuch und meine Füllfeder weiterhin ihre Daseinsberechtigung im Berufsleben, genauso wie ich selbst eine berufliche Daseinsberechtigung habe; aber es bedeutet nicht, dass das immer so sein wird und sein muss.

Was können Sie von diesem Buch erwarten?

Das Buch zeigt Ihnen, dass Sie beim Digitalisieren nichts falsch machen können, da es kein „richtig“ in dem bisher bekannten Sinn gibt. Jedes Unternehmen hat seine eigene Wahrheit und seine eigene Geschichte. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, wie sich auch jede Familie von der anderen unterscheidet. Nehmen Sie nur einmal die Weihnachtsfeiern her. Die meisten Familien feiern Weihnachten, aber nicht in jeder gibt es am 24. Dezember den Weihnachtskarpfen.

Der Fehler, den Sie machen können, liegt maximal darin, dass Sie sich überhaupt keine Gedanken machen, ob Sie digitalisieren können oder darin, dass Sie – nachdem Sie das Buch gelesen haben – weiterhin glauben, dass das Einscannen von Papier schon „digital“ ist – das ist für mich eher „retro“.

Das Buch soll Ihnen auch die Sicht auf Ihren Kanzleibetrieb geben und Ihnen eine erste Ahnung bieten, was bereits alles möglich oder noch unmöglich ist. Nicht alles was glänzt ist Gold und die Medienberichte über die Buchhaltung „auf Knopfdruck“ gibt es schon so lange wie den Wunsch, das Steuersystem zu vereinfachen. Sie sollen Interesse an den ersten Automatisationsmöglichkeiten bekommen. Wichtig ist es mir auch, Ihnen näher zu bringen, dass es kein Standardprogramm gibt, das Sie einfach in Ihre Unternehmen installieren, und alles ist wieder gut. Digitalisierung ist kein Update eines bestehenden Softwareprodukts. Ihr gesamtes Unternehmen und Ihre Mitarbeiter und natürlich Sie selbst bedürfen eines Updates.

Vorwiegend werden im Buch die Bereiche Buchhaltung und Administration sowie Kanzleimanagement beleuchtet. Meine Erfahrungen auf dem Gebiet mit dem Programmanbieter „RZL“ fließen hier maßgeblich ein; selbstverständlich sind aber auch andere Programmanbieter im Bereich der Digitalisierung aktiv.

Erwarten können Sie aber auch einen Denkanstoß, wie man die Automatisation im Unternehmen einführt. Das Buch wird Ihnen zeigen, dass im Kanzleibetrieb der Buchhalter, Lohnverrechner und Ihr Kanzleipartner eine ganz maßgebliche Rolle spielen werden.

Was können Sie von dem Buch nicht erwarten?

Das Lesen des Buches erspart Ihnen nicht, selbst am „Kanzleirad“ zu drehen und die notwendigen Entscheidungen zu treffen. Das oben angesprochene Update kommt von Ihnen und nicht vom Softwareanbieter. Es wird Ihnen nicht abgenommen, selbst in die Prozesse einzugreifen. Die Pendeluhr bringen Sie zum Uhrmachermeister in die Reparatur. Die Digitalisierung führt zu einem Paradigmenwechsel, Sie selbst greifen in technische und personelle Prozesse direkt ein; Sie haben den Uhrkasten geöffnet und sehen möglicherweise nur mehr Zahnräder. Sie müssen sich den Überblick über Ihr Unternehmen verschaffen und die Zahnräder, die das Werk am Laufen halten, verstehen lernen. Berater können hier nur Inputs geben, aber den Bauplan müssen Sie im Kopf bzw immer zur Hand haben.

Das Buch erspart Ihnen daher nicht, sich detailliert mit der Frage der Umsetzung und der Kommunikation mit den Mitarbeitern zu beschäftigen.

Das Buch ist keine in Stein gehauene Anleitung, wie Automatisation in Ihrem Kanzleibetrieb zu funktionieren hat, sondern soll aufwecken und aufrütteln aber auch zum Kopfschütteln bewegen.

Nicht alles, was ich angegriffen habe, hat reibungslos funktioniert und ist bei den Mitarbeitern oder bei meinem Partner gut aufgenommen worden. Es bedarf der Kommunikation und Zeit, sich mit dem Umstellungsprozess zu beschäftigen. Es wird aber immer auch die Zeit kommen, den ersten Schritt zu setzen. Vieles wird abschätzbar sein, aber einige Auswirkungen werden nur im täglichen Einsatz erlebbar. Manche Schritte muss man sportlich sehen; es wird die Zeit kommen, dass einen die Füße vielleicht nicht mehr tragen wollen oder der Weg zu beschwerlich geworden ist. Dann heißt es womöglich, etwas kürzer zu treten, sich ausruhen, den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen. Sie müssen dann beobachten, ob die Uhr, die Sie adaptiert und vielleicht gleichzeitig auch repariert haben, (weiterhin) richtig läuft. Erst dann können Sie wieder versuchen, den nächsten Schritt zu gehen.

Digitalisierung macht nicht nur Freude und Freunde. Sie bringt Einsamkeit, wenn man am Schreibtisch sitzt, überlegt oder probiert und plant und sich so manche Idee und Prozesse mit der Füllfeder in sein Notizbuch schreibt. Aber dennoch darf man nicht aufgeben, über die Maßnahmen zu sprechen, sich Feedback zu holen. Und ein Tipp zum Ende des Vorworts: Seien Sie selbst mit dabei, probieren Sie selbst die Änderungen und Anpassungen aus, involvieren Sie sich. Das schafft womöglich eine stärkere Verbindung zu Ihren Leidensgenossen, den Mitarbeitern.

Grund genug, mich an dieser Stelle bei meinen Freunden und meiner Familie zu bedanken, die mich im Prozess der Digitalisierung unterstützt, mir zugehört und auch beherzt eingegriffen haben und immer ein offenes Ohr und eine offene Flasche Wein für mich hatten.

Ohne die Geduld und die Motivation meiner Mitarbeiter, etwas Neues zu schaffen, hätte ich die Umstellung jedoch niemals umsetzen können. Ich wäre in meiner Tintenburg der Theorie sitzen geblieben und hätte weiterhin am Bauplan der „idealen Kanzleiuhr“ gebastelt ohne ihn jemals umgesetzt zu haben.

Das zeigt auch, dass Digitalisierung ein höchst menschlicher Prozess ist; es geht um die Verbindung von Herz und Hirn, von Menschlichkeit und Technik.

Last not least möchte ich Johannes Theiss danken, der der richtige Kanzleipartner an meiner Seite ist – nicht nur für Digitalisierungszwecke!

Wien, im April 2020 Der Autor

Textauszug

1.5 Kanzleimanagement/Kanzleiorganisation
1.5.1 Vorbemerkung

Wie bereits erwähnt, soll Digitalisierung nicht (ausschließlich) als Einscannen von Dokumenten verstanden werden. Grundsätzliches Ziel der Digitalisierung besteht
darin, Informationen und Dokumente bereits in digitaler, elektronisch weiterverarbeiteter Form zu erhalten und darauf aufbauend den entsprechenden Arbeitsprozess in der eigenen Kanzlei zu adaptieren. Das Einscannen mag hier als notweniges Übel dargestellt sein, um überhaupt in die Nähe einer Digitalisierungsstrategie zu gelangen.
Die vorab erwähnten Digitalisierungsmaßnahmen im Bereich Posteingang, Postausgang und die Möglichkeiten des Informationsaustausches mit den Mandanten sind nur der Grundstein der ersten Digitalisierungsschritte. Die tatsächliche Digitalisierung beginnt erst nach diesem Prozessschritt.
Der folgende Abschnitt informiert über die vielfältigen automatisierbaren Arbeitsschritte, die mit der Digitalisierung von Unterlagen erst möglich sind. Auch in diesem Bereich gilt, dass es kein „Richtig oder Falsch“ gibt und jede Kanzleiorganisation eine unterschiedliche Herangehensweise an das Thema haben wird. Von einem unreflektierten Übernehmen ist daher unbedingt abzuraten; ein mutiger Blick auf den eigenen Status quo ist umso mehr zu empfehlen.

1.5.2 Fristverwaltung
Die Fristverwaltung stellt in einer Kanzlei eine große Herausforderung dar, die mit viel Verantwortung gegenüber den Mandanten verbunden ist. In der Regel werden nach dem 30. September zahlreiche Jahressteuererklärungen auf elektronischem Wege via FinanzOnline eingereicht. Die geballte Übermittlung von Erklärungen führt selbstredend zu einer geballten Antwort der Finanzverwaltung in Bescheidform.

Mit dem Einsatz von KIS ist gewährleistet, dass alle Bescheide, die über die Databox von FinanzOnline elektronisch zugestellt werden,

- ausgelesen,
- dem zuständigen Mandanten zugeordnet,
- mit entsprechenden Aufgaben versehen,
- mit korrekter Fristsetzung für den zuständigen Mitarbeiter und
- einer Erinnerung vor Ablauf der Frist erstellt

werden. Diese Aufgabe wurde bisher von der Administration vorgenommen. Bei entsprechend hoher Anzahl von Bescheiden ist es auf der Hand liegend, dass manche Bescheide mit inkorrekten Angaben in das Fristenbuch eingetragen wurden bzw sogar einige Bescheide überhaupt keinen Eingang in das Fristenbuch gefunden haben. Die Judikatur im Bereich der Bundesabgabenordnung und die dazu ergangene Literatur enthalten unzählige Beispiele im Bereich der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aufgrund von Fristversäumnissen. Selbstverständlich kann ein Digitalisierungsprozess nicht dazu führen, dass mit 100%iger Sicherheit ausgeschlossen ist, eine Frist nicht zu versäumen. Es kann jedoch ausgeschlossen werden, dass das Fristversäumnis lediglich aufgrund eines Eingabefehlers erfolgt. Somit liegt es weiterhin selbstverständlich im Verantwortungsbereich der Kanzleiorganisation, die Mitarbeiter dahingehend zu schulen, ihre Aufgaben unter dem Gesichtspunkt der Fristigkeit zu bearbeiten und Regelungen im Bereich der Urlaubs-, Krankenstandsvertretung zu finden, um die automatisch generierten Fristen auch weiterhin zu überwachen.
Die mit der entbehrlichen händischen Fristverwaltung einhergehende Zeitersparnis im Bereich der Administration kann dafür verwendet werden, die oben angeführte Posteingang- und Postausgangs-Thematik zu bearbeiten.
Die über KIS geführte Fristverwaltung hat auch den Vorteil, dass sich der zuständige Clientmanager auf Knopfdruck einen Überblick über die in der Kanzlei verstreuten Fristen verschaffen kann. Im Falle von urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten ist es ebenfalls möglich, über entsprechende Filter die Aufgaben des zuständigen und abwesenden Mitarbeiters zu überwachen und gegebenenfalls an die Vertretung weiterzuleiten. Erinnerungen, die bei den Aufgaben hinterlegt sind, ermöglichen darüber hinaus die professionelle Abwicklung. Der allabendliche Blick in das Fristenbuch mag daher nicht mehr erforderlich sein und ermöglicht auch ein kontrollierendes Arbeiten von unterwegs oder von zu Hause.
Ergänzend sei erwähnt, dass bei den erstellten Aufgaben auch mehrere zuständige Mitarbeiter hinterlegt werden können und diese den Aufgabenstatus entsprechend aktualisieren können (obsolet, erledigt, in Arbeit). So ist es auch gewährleistet, dass verschiedene Bearbeitungsstufen in einer Aufgabe dargestellt werden können.
Zu Dokumentationszwecken wird hinter jeder Aufgabe bzw Frist ein Protokoll geführt, das Weiterleitungen, Statusänderungen und damit auch Erledigungen durch die entsprechend handelnden Personen aufzeichnet. 

1.5.3 Weiterverarbeitung der Bescheide
Bisher wurde dargestellt, dass über den automatischen Datenaustausch von FinanzOnline oder über das Einscannen von in Papierform übermittelten Bescheiden Aufgaben erstellt und Fristen vergeben werden, um die zuständigen Mitarbeiter an die Kontrolle und Bearbeitung der Bescheide zu erinnern.
Gerade die Weiterverarbeitung und Kontrolle von Bescheiden, die nach dem 30. September in einer Kanzlei einlangen, führt auf Ebene des zuständigen Mitarbeiters oder der Administration zu einem erheblichen Arbeitsaufwand.
Bisher kam es vor, dass nach Einlangen der Bescheide diese dem zuständigen Mitarbeiter übergeben wurden und eine Bescheidprüfung stattfand. In weiterer Folge waren die Bescheide dem jeweiligen Mandanten zu übersenden und ein Begleitschreiben musste hierfür aufgesetzt werden, ungeachtet dessen ob es via E-Mail oder Post zum Versand gelangte. Diese Begleitschreiben wurden entweder von der Administration vorbereitet, vom zuständigen Mitarbeiter des Fachbereichs diktiert oder sogar selbst verfasst. Manche Kanzleien arbeiten hierbei mit Mustertexten, Textbausteinen oder Schablonen, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Hernach mussten die Schreiben vom zuständigen Steuerberater freigegeben werden. Der damit in Zusammenhang stehende Aufwand kann wohl in der Regel nicht mehr zur Gänze zur Verrechnung an den Mandanten gelangen; auf Mandantenseite ist eine Sensibilität zu bemerken. Berechtigterweise hat daher eine Überlegung stattgefunden, diesen Übermittlungsprozess zu automatisieren.

ACHTUNG:
Aufgrund der mangelnden Verrechenbarkeit von Weiterleitungen von Vorauszahlungsinformationen, Bescheidprüfungen und von Buchungsmitteilungen haben manche Kollegen die ihnen erteilte Zustellvollmacht zurückgelegt. Dieser Schritt geht jedoch unseres Erachtens in die falsche Richtung. Erhalten die Mandanten alle Unterlagen direkt, wird dies wohl weiterhin auf dem klassischen Postweg erfolgen. Hernach gelangen – bei Unklarheiten oder Fragen – die Bescheide und Dokumente bspw via Fax oder eingescannt an die Kanzlei.
Es kann von einem Digitalisierungsrückschritt gesprochen werden, der Aufwand und die Fehleranfälligkeit, eine Beschwerdefrist zu versäumen, steigen. Gerade die Umstellung auf die verpflichtende elektronische Zustellung seit 1.1.2020 wird bei den Mandanten zu einer Unsicherheit führen, wenn die Bescheide dann nicht mehr auf dem Postweg dem Mandanten zugestellt sondern in das Postfach oder die Databox gestellt werden und möglicherweise dadurch in Vergessenheit geraten und allfällige Rechtsmittelfristen dadurch versäumt werden.