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Tanja Bögner

Protokolle schreiben

Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen

15,99 EUR inkl. MwSt.
E-Book, Download sofort möglich!
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ISBN: 978-3-7094-1023-3
Verlag: Linde Verlag Wien Gesellschaft m.b.H.
Format: E-Book Text (EPUB (mit DRM) sofort downloaden
Downloads sind nur in Österreich möglich!)
160 Seiten, 2. Aufl., 2019

Kurztext / Annotation

Das Standardwerk zum Thema Protokollieren

Ob Teamsitzung, Abteilungsleitermeeting oder Vorstandssitzung im Verein - immer gilt es, das Besprochene zu dokumentieren und als Grundlage für die weitere Arbeit zu verwenden. Das Schreiben von Protokollen ist jedoch oft genug eine Herausforderung, weil es Hintergrundwissen, Konzentration, Struktur und sprachliches Können erfordert. Dieser Ratgeber wendet sich an alle, die die dazu benötigten Fertigkeiten erlernen oder verbessern wollen. Interviews mit erfahrenen Protokollanten runden das praxisorientierte Werk ab.

Die zweite, aktualisierte und erweiterte Auflage berücksichtigt auch die digitale Protokollführung über spezielle Meetingsoftware.

Diplomierte fremdsprachliche Management- und Vorstandsassistentin, Vortragsrednerin und Trainerin, Personal & Business Coach und seit über 25 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig.
2006 setzte sie sich in einem deutschlandweiten Wettbewerb gegen 1.200 Konkurrentinnen durch und wurde von der Fachjury zu 'Deutschlands beste Sekretärin' ausgezeichnet. Darüber hinaus ist sie Buchautorin, Herausgeberin eines führenden Assistenz-Fachmagazins und veröffentlicht Blogbeiträge und Fachartikel zum Thema 'Professionelles Office Management' (www.tanjaboegner.de ).


Textauszug

Was muss ein Protokollführer wissen und können?

Wer eine klassische Sekretärinnenausbildung gemacht hat, hat auch das Protokollieren gelernt, wobei dabei oft die Formerfordernisse und die Stenografiekenntnisse im Vordergrund standen. Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind aber Quereinsteigerinnen aus anderen Berufen und sehr oft protokolliert heute gar nicht mehr die Assistentin, sondern einer der Sitzungsteilnehmer - unabhängig davon, ob er eine kaufmännische oder technische Ausbildung hat.

Bei Routinebesprechungen auf Abteilungsebene wird fast immer jemand aus dem Kollegenkreis damit beauftragt, nebenher das Protokoll zu führen. Bei Besprechungen auf hohen Hierarchieebenen ist dagegen immer noch die Bestellung eines hauptamtlichen Protokollanten üblich, der nicht als Teilnehmer involviert ist, sondern sich allein auf die Protokollführung konzentriert.
Wissen

Was muss man für die souveräne Protokollführung wissen?

Methodenwissen: Als Protokollant oder Protokollantin sollten Sie über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Protokollarten Bescheid wissen und danach auswählen können, welche Art am besten zum Anlass passt (falls das nicht vom "Auftraggeber" vorgegeben wird).
Hintergrundwissen: Sie sollten sich im Vorfeld über die Teilnehmergruppe und den Grund der Zusammenkunft sowie über die Tagesordnungspunkte informieren. Auch Ihren Auftrag sollten Sie genau klären: Worum geht es in diesem Meeting? Welchem Zweck soll das Protokoll dienen? Was erwartet der Auftraggeber, was ist ihm wichtig? Wo ist besondere Aufmerksamkeit gefordert? An wen richtet sich das Protokoll, wer sind die Adressaten?
Fachwissen: Je nach Thema ist auch ein gewisses Maß an Fachwissen gefordert - es bringt nichts, wenn Sie als Protokollführer der Debatte nicht folgen und Beschlüsse nicht sinnvoll zusammenfassen können, weil Sie inhaltlich nicht verstehen, worum es geht. Wenn Sie als Teilnehmerin mitprotokollieren, werden Sie hier meist weniger Probleme haben als ein "hauptamtlicher" Protokollant, der sich vorab in eine für ihn fremde Thematik einarbeiten und Fachbegriffe nachschlagen sollte. Je spezieller die Themen und der Teilnehmerkreis, desto mehr spricht das deswegen dafür, die Mitschrift von einem der Teilnehmer erstellen zu lassen.
Fremdsprachenkenntnisse: Selbstverständlich muss ein Protokollant, der eine fremdsprachliche Sitzung mitschreiben soll, über sehr gute Kenntnisse dieser Sprache verfügen. Und er muss sie nicht nur perfekt sprechen und verstehen, sondern auch mitschreiben können und in der Lage sein, eindeutige Abkürzungen zu finden und anschließend wieder zu entschlüsseln.
Office-Expertin Tanja Bögner rät aus ihrer Erfahrung:

Sollte es sich um ein Protokoll handeln, in dem viele Fachbegriffe und Spezialthemen vorkommen, informieren Sie sich im Vorfeld darüber. Nützliche Informationen und Literatur finden Sie an folgenden Orten:

in öffentliche Bibliotheken,
in unternehmenseigenen Archiven,
in Fachzeitschriften und anderen Publikationen (fragen Sie Ihre Kollegen aus der Fachabteilung danach) und
natürlich im Internet, z. B. bei Wikipedia oder in themenspezifischen Portalen. Können

Und was muss ein Protokollführer können?

Benötigt werden vor allem Fähigkeiten und Fertigkeiten, die nicht fach-, sondern persönlichkeitsgebunden sind. Als Protokollführer sollten Sie

über eine gute Konzentrationsfähigkeit verfügen. Das Ziel eines Protokolls ist es, den Verlauf einer Sitzung oder zumindest die Ergebnisse der Besprechung aufzuzeichnen. Sind Sie jedoch unkonzentriert, kann es schnell geschehen, dass Wortmeldungen ungenau aufgenommen, der falschen Person zugeschrieben werden oder womöglich ganz verloren gehen. Über einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben ist eine echte Herausforderung. Weiter unten finden im Text find

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